Rares sont les marques qui ont un taux de pénétration de 100%. Microsoft est de celle-là. Plus fort encore, on peut affirmer qu’un de ses produits, Microsoft Excel, est utilisé par 99,99% des entreprises dans le monde. Microsoft Excel est partout. Vous n’en pouvez plus ? Et bien il va falloir vous y faire car ce n’est pas près de changer. Mais si Excel a des qualités indéniables, il faut aussi s’interroger sur son efficacité pour effectuer certains processus. Et c’est sans doute là que le bas blesse. Dans un videocast réalisé avec mon ami Marc Bouvet, nous abordons l’utilisation des solutions ETL comme complément à Excel dans le domaine du contrôle de gestion.
Si vous n’avez que 30 secondes
- Les processus comptables et budgétaires sont de plus en plus centralisés dans des outils de type ERP
- Mais Microsoft Excel est encore très largement utilisé pour échanger des fichiers et traiter des fichier en amont
- Une solution de type ETL peut donc être utilisée pour automatiser le traitement de ces fichiers et faire gagner l’entreprise en efficacité
Excel perd du terrain …en apparence
Une étude de marché réalisée en 2019 aux Etats-Unis montre qu’Excel perd du terrain en tant qu’outil de budgétisation et de comptabilité.
En 2018, 63 % des entreprises américaines déclaraient utiliser Excel à ces fins, ce qui représentait déjà une baisse de 6 points par rapport à l’édition 2017 du sondage.
En 2019, la baisse continuait et le pourcentage s’établissait à 54%.
Même au sein des plus « petites » entreprises la baisse est sensible. L’étude s’est intéressée au segment des entreprises générant moins de 25m$ de CA. Si 59% des entreprises déclarent utiliser Excel comme outil principal de budgétisation, ce chiffre a très nettement chuté. Il était de 69% en 2018 et 79% en 2017.
La part de marché d’Excel semble donc s’effriter. Pourtant, il s’agit d’une illusion d’optique.
Excel reste indispensable à la gestion de 99,99% des entreprises
Si Excel perd du terrain en tant qu’outil principal de budgétisation au profit d’ERP, le logiciel de Microsoft n’en reste pas moins indispensable pour « mouliner » les données nécessaire. L’idéal est encore loin d’un système central dans lequel toute les données seraient conservées et traitées. Dans la pratique on observe que de nombreux traitements de données se font en dehors des systèmes centraux, notamment dans Excel. Microsoft a d’ailleurs été très malin en créant d’une part des connecteurs ODBC permettant de faire perdurer ces pratiques. La mise à disposition gratuite de Power BI dans la suite Office 365 a été un autre coup de génie pour rendre accessible la BI (Business Intelligence) au plus grand nombre. Et ça marche … je suis étonné du nombre d’entreprises qui choisissent Power BI comme solution de data visualisation au détriment de solutions largement plus complètes comme Tableau.
Automatiser les opérations répétitives sous Excel avec un ETL
Un ETL a bien entendu de nombreux avantages qui le rende indispensable en matière de data preparation. Mais il peut également être utilisé comme un outil opérationnel permettant d’automatiser des tâches répétitives
On est loin de l’époque, dans les années 2000 de la grande expansion de la BI, où les éditeurs de logiciels arrivaient avec des arguments pour nous expliquer que, un jour, grâce à leurs outils, on aurait moins besoin d’ Excel ou peut-être même plus besoin d’Excel.
La réalité derrière bien des processus de réconciliation de données financières c’est que, comme le souligne Marc Bouvet, les données sources sont souvent extraites des systèmes, retravaillées, et ensuite renvoyées par email. Le contrôle de gestion devient donc une sorte d’endroit central où les données convergent pour ensuite être réinjectées dans différents processus et système comptables.
Le mythe d’un système central (ERP) pour la prévision de la comptabilité s’éloigne donc lorsqu’on creuse un petit peu. Et c’est bien là qu’une solution de type ETL peut apporter de nombreux avantages. Car toutes les extractions de données, tous les envois par email de fichiers entre collègues sont là pour rester. Et si ces mouvements de fichiers sont réguliers et répétées, il y a sans doute un moyen d’automatiser leur traitement. C’est à qu’un ETL peut être utiliser pour faire augmenter la productivité.
Publié dans Data et IT.
